MAKALAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
TENTANG
Konsep
Pengambilan Keputusan Berbasis SIM
Dosen Pembimbing
Aldri Frinaldi, SH., M. Hum.
19700212 199802 1 001
OLEH:
YOGI KOMALA PUTRA 2011/1106462
PRODI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
JURUSAN ILMU SOSIAL POLITIK
FAKULTAS ILMU-ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
PADANG 2013
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, rasa syukur yang tiada
terhingga atas kehadiran Allah SWT yang telah menganugrahkan kekuatan lahir dan
bathin, petunjuk serta keridhoanNya sehingga menulis dapat menyelesaikan, tugas
tentang “Konsep Pengambilan Keputusan
Berbasis SIM” yang sesuai dengan aspeknya. Mudah-mudahan tugas ini
bermanfaat tidak hanya bagi mahasiswa, tetapi juga diharapkan bermanfaat bagi
para pendidik dan pesertadidik yang ingin mendalami tentang Sistem Pemerintahan
Daerah.
Terimakasih penulis disampaikan kepada
semua pihak yang telah membantu kami dalam menyelesaikan tugas makalah kami.
Teristimewa penuli sucapkan terimakasih kepada Dosen Pembimbing matakuliah
“Sistem Informasi Manajemen” yang telah membimbing kami dalam menyelesaikan
makalah ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penulis
makalah ini banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu masukan yang bersifat
konstrukif dari semua pihak sangat diharapkan untuk penyempurnaan di masa yang
akan datang.
Akhir kata penulisberharaptugaskelompokinibergunabagikitasemua,
terimakasih.
Padang, November 2013
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Setelah
perkembangan teknologi informasi yang demikian pesatnya, maka semakin banyaklah
perusahaan di Indone- sia menerapkan Sistem Informasi Mana- jemen (SIM). Karena
mereka mulai men- yadari SIM sangat besar manfaatnya bagi peningkatan kinerja
organisasi. Perusahaan yang tidak mengikuti perkembangan teknologi informasi
pada dewasa ini tidak akan unggul di dalam persaingan. Ukuran penggunaan sistem
berhubungan erat den- gan pendekatan kepuasan pemakai. Ban- yak peneliti
mengakui bahwa kepuasan pemakai SIM merupakan indikator yang penting dalam
menentukan keberhasilan dalam mendesain dan mengimplementasi- kan SIM. Akan tetapi sebenarnya sistem in- formasi
manajemen (SIM) telah ada sebe- lum adanya perkembangan teknologi infor-masi
(teknologi komputer), SIM telah digunakan oleh para pimpinan organisasi atau
perusahaan, dalam upaya pengambi- lan keputusan walaupun masih terbatas. Saat
itu, proses pengambilan keputusan yang dilakukan masih sangat sederhana.
Segala
sesuatunya masih berjalan secara manual dan masih lamban karena semua data yang
tersimpan dalam bentuk lem- baran-lembaran arsip yang bermacam ragam. Sehingga
dimana pimpinan memer- lukan suatu informasi yang berhubungan dengan sesuatu
dan harus diputuskan atau diambil kebijakan, maka tidak ada cara selain
membongkar semua arsip yang dibu- tuhkan. Kadangkala jika arsip tersebut te-
lah ditemukan tulisannya sudah kabur, ker- tasnya sudah kusam, atau bahkan
mungkin sudah rusak karena dimakan rayap atau kutu buku dan sejenisnya. Pendek
kata, proses pencarian arsip dan dokumen yang dibutuhkan sebagai dasar dari
pengambilankeputusan bagi sang pimpinan sangatlah lamban dan membutuhkan waktu
yang lama.
Sistem
informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan
pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Namun disadari bahwa
dengan berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya,
setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang
dibebankan kepadanya dengan baik. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah
masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian
tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau
mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan. Kondisi ini
menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan keterbatasan sumber
daya yang tersedia. Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak berasal langsung
dari sumbernya. Untuk itu manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan
suatu sistem pendukung (support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan
keputusannya, terutama untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem
pendukung untuk tingkatan tertentu saja. Ada dua alasan penting mengapa
manajemen membutuhkan sistem pendukung yang mampu untuk meningkatkan
pengambilan keputusannya.
Salah satu fungsi manajemen adalah
perencanaan. Dalam proses perencanaan, pihak manajemen berusaha memikirkan apa
saja yang akan dikerjakannya, berupa ukuran atau jumlahnya, siapa yang akan
melaksanakan dan mengendalikannya agar tujuan organisasi/perusahaan dapat
tercapai. Dalam kerangka itu semua, diperlukan informasi, dan informasi yang
relevan dengan proses perencanaan harus disediakan. Alat untuk menyediakan informasi
tersebut dapat berupa sebuah SIM, atau dapat juga usaha khusus seperti
pengumpulan data baik internal maupun eksternal, yang nantinya dapat
menghasilkan informasi yang dibutuhkan dan memberikan kontribusi pada kinerja
pemakai. Jadi, informasi adalah bahan dasar bagi pimpinan organisasi atau mana-
jer dalam membuat rencana, merumuskan kegiatan atau mengambil kebijakan/
keputusan. Pengambilan keputusan meru- pakan peranan manajemen yang paling
penting, dan tersedianya sumber informasi yang reliabel merupakan komponen
kunci bagi pembuatan keputusan manajemen.
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Pembuatan
keputusan (definisi), jenis-jenis, tingkat pengambilan keputusan dan menga-
nalisis keputusan.
Salah satu kegiatan manajemen yang
penting adalah memahami sistem se- penuhnya untuk mengambil keputusankeputusan
yang tepat yang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluru- han dalam
batas-batas tertentu. Dengan demikian pengambilan keputusan adalah suatu proses
pemilihan dari berbagai alter- natif baik kualitatif maupun kuantitatif un- tuk
mendapat suatu alternatif terbaik guna menjawab masalah atau menyelesaikan
konflik (pertentangan).
Proses
penurunan suatu keputusan mengandung empat unsur:
1) Model : Model menunjukkan gam- baran suatu masalah
secara kuantitatif atau kualitatif.
2) Kriteria
: Kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari keputusan yang diamtril. Jika
terdapat beberapa kriteria yang saling bertentangan, maka pengambilan keputusan
harus melalui kompromi (misalnya menam- bah jasa langganan dan mengurangi
persediaan, maka keputusan mana yang diambil perlu kompromi).
3) Pembatas
: Faktor-faktor tambahan yang perlu diperhatikan dalam meme- cahkan masalah
pengambi- lan keputusan. Misalnya dana yang kurang tersedia.
4) Optimalisasi
: Apabila masalah kepu- tusan telah diuraikan dengan sejelas- jelasnya (model),
maka mana- jer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang
diperbolehkan (pembatas). Pada keadaan ini pengam- bil keputusan siap untuk
memilih pemecahan yang terbaik atau yang optimum.
Tingkat-Tingkat Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan berkisar dari sangat rutin dan baku (terprogram) sampai
kompleks (tidak dapat diprogram). Untuk maksud klasifikasi, maka pada dasarnya
ada tiga tingkat pengambilan keputusan.
1) Pengambilan
keputusan tingkat strategis
Pengambilan keputusan strategis diciri-
kan oleh sejumlah besar ketidak pas- tian dan berorientasi ke masa depan.
Keputusan-keputusan ini menetapkan rencana jangka panjang yang akan
mempengaruhi keseluruhan or- ganisasi. Pengambilan keputusan ting- kat
strategis misalnya perlua- san p.0abrik, penentuan produksi, penggabungan,
penggolongan, penge- luaran modal dan sebagainya. Secara singkat dapat
dikatakan bahwa strategi yang diputuskan itu berhubungan den- gan perencanaan
jangka panjang dan meliputi penentuan tujuan, penentuan kebijaksanaan,
pengorganisasian, dan pencapaian keberhasilan organisasi secara keseluruhan.
2) Pengambilan
keputusan tingkat taktis.
Pengambilan keputusan taktis ber-
hubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai
tujuan. Jenis pengam- bilan keputusan irfi berhubungan den- gan bidang-bidang
seperti perumusan anggaran, analisis ariran dana, penen- tuan tata ruang
pabrik, masalah ke- pegawaian, perbaikan produksi serta penelitian dan
pengembangan. Bila pengambilan keputusan strategis se- bagian besar mengandung
kegiatan perencanaan yang menyeluruh, pen- gambilan keputusan taktis memerlukan
gabungan dari kegiatan perencanaan dan pengawasan. Jenis keputusan ini memiliki
potensi yang kecil untuk me- laksanakan pengambilan keputusan terprogram. Untuk
sebagian besar aturan-aturan keputusan dalam pen- gambilan keputusan taktis
tidak ter- susun dan tidak dapat dipertanggung- jawabkan terhadap kebiasaan
sehari- hari dan peraturan yang mengatur sendiri.
3) Pengambilan
keputusan tingkat teknis.
Pada tingkat teknis, standar-standar
ditentukandan output bersifat deter-
ministik (sifatnya menentukan). Pen- gambilan keputusan teknis adalah suatu
proses yang dapat menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilak- sanakan
dalam cara efektif dan efisien. Tingkat ini lebih ditekankan pada fungsi
pengawasan dan sedikit sekali fungsiperencanaan. Pada tingkat ini pengam- bilan
keputusan terprogram dapat di- laksanakan.
Contoh jenis pengambilan keputusan ini
adalah penerimaan atau penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan waktu,
penerimaan, pengiri- man, pengawasan inventaris dan penempatan karyawan.
Suatu tingkat pengambilan kepu- tusan
yang berlainan memerlukan jenis in- formasi yang berbeda pula. Para analis ha-
rus menyadari jenis-jenis pengambilan keputusan ini di dalam sistem infor- masi
guna memenuhi keperluan yang ber- beda-beda, karena informasi yang akan di-
hasilkan tergantung kepada keperluan- keperluan ini. Perlu diperhatikan dan
dipa- hami secara jelas bahwa dalam prakteknya di antara berbagai golongan
pangambilan keputusan ini sering batas-batasnya kabur dan malahan sering
tumpang tindih.
Walau- pun garis-garis pemisahnya tidak
jelas atau kabur, namun sebagai seorang analis harus menyadari akan adanya
jenis- jenis pengambilan keputusan ini dan bagai- mana sistem informasi dapat
dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang berlainan, sebab informasi yang
dihasilkan oleh sistem informasi akan tergantung kepada kebutu- han-kebutuhan
ini.
B.
Perkembangan
Sistem Informasi Mana- jemen (SIM)
Sesungguhnya, konsep sistem in- formasi
telah ada sebelum munculnya kom- puter. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada
masa itu masihdigunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada
aplikasiakuntansi yang kemudian dike- nal sebagai sistem informasi akun-
tansi.Namun demikian para pengguna – khususnya dilingkungan perusahaan -masih
mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasiakuntansi yang
berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan dataelektronik (PDE). Pada
ta- hun 1964, komputer generasi baru mem- perkenalkan prosesor baru yang
mengguna-kan silicon chip circuitry dengan kemam- puan pemrosesan yang lebih
baik. Untuk mempromosikan generasi komputer terse- but, para produsen
memperkenalkan kon- sep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu
aplikasi komputeradalah untuk menghasilkan informasi bagi mana- jemen. Ketika
itumulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangana- kan alat bantu
yang mampu menyediakan informasi manajemen.
Konsep SIM ini dengan sangat cepat
diterima oleh beberapa perusahaan dan institusi pemerintah den- gan skala besar
seperti Departemen Keuan- gan khususnya untuk menangani pengel- olaananggaran,
pembiayaan dan peneri- maan negara. Namun demikian, para peng- guna yang
mencoba SIM pada tahap awal menyadari bahwa penghalang terbesar jus- tru datang
dari para lapisan manajemen tingkat menengah – atas. Sementara konsep SIM terus
berkembang, Morton, Gorry, dan Keendari Massachussets Institute of Technology
(MIT) mengenalkan konsep baru yang diberi nama Sistem Pendukung Keputusan
(Decision Support Systems - DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi
yang ditujukan pada masalah tertentu yang harus dipe- cahkan atau keputusan
yang harus dibuat oleh manajer. Perkembangan yang lain adalah munculnya
aplikasi lain, yaitu Otomatisasi Kantor (office automation - OA), yang
memberikan fasilitas untuk meningkat- kan komunikasi dan produktivitas para-
manajer dan staf kantor melalui peng- gunaan peralatan elektronik. Belakangan
timbul konsep baru yang dikenal dengan nama Artificial Intelligence (AI),
sebuah kon- sep dengan ide bahwa komputer bisa dipro- gram untuk melakukan
proses lojik men- yerupai otak manusia. Suatu jenis dari AI yang banyak
mendapat perhatian adalah Expert Systems (ES), yaitu suatu aplikasi yang
mempunyai fungsi sebagai spesialis dalam area tertentu. Semua konsep di atas,
baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AI me- rupakan aplikasi pemrosesan informasi
den- gan menggunakan komputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan (Sutono, 2007).
C.
Peran
SIM berbasis Komputer dalam Pengambilan Keputusan
Nilai suatu informasi berhubungan dengan
keputusan. Dimana dukungan sis- tem informasi manajemen pada pembua- tan
keputusan dalam suatu organisasi da- pat diuraikan menurut tiga tahapan, proses
pembuatan keputusan, yaitu pemahaman, perancangan (design), dan pemilihan. Du-
kungan SIM biasanya melibatkan pengola- han, file komputer maupun non komputer.
Pada tahap pemahaman hubungannya den- gan SIM adalah pada proses penyelidikan
yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun
dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara tersebut. Sistem Informasi
sendiri harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji
mengenai situasi-situasi yang jelas menun- tut perhatian. Baik SIM maupun
organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang
diketahui den- gan jelas agar disampaikan kepada or- ganisasi tingkat atas
sehingga masalah- masalah tersebut dapat ditangani.
Pada tahap ini juga perlu ditetapkan kemungki-
nan-kemungkinannya. Dukungan SIM me- merlukan suatu data base dengan data
masyarakat, saingan dan intern ditambah metode untuk penelusuran dan penemuan
masalah-masalah. Pada tahap perancangan (design), kaitannya dengan SIM adalah
membuat model-model keputusan untuk diolah ber- dasarkan data yang ada serta
memprakar- sai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus
mem- bantu menganalisis alternatif-altematif. Du- kungan SIM terdiri dari
perangkat lunak sta- tistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya. Hal
ini melibatkan pendeka- tan terstruktur, manipulasi model, dan sis- tem pencarian
kembali data base. Pada tahap pemilihan, SIM menjadi paling efektif apabila
hasil-hasil perancan- gan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong
pengambilan keputusan. Apa- bila telah dilakukan pemilihan, maka per-anan SIM
berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian ke- mudian.
Dukungan SIM pada tahap pemili- han
adalah memilih berbagai model kepu- tusan melakukan analisis kepekaan (analisis
sensitivitas) serta menentukan prosedur pemilihan. Dukungan SIM untuk pembuatan
keputusan terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pen- carian
kembali database, perangkat lunak statistika dan analitik lainnya, serta suatu
dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model-model keputusan. Hal
ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi
tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang
sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk
mengukur nilai sebuah informasi tersebut menurut Wahyono (2003), ditentukan
dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost).
Suatu informasi dikatakan bernilai bila
manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan
sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan
nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Dapat pula dikatakan
bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan lebih tepat jika menggunakan
analisis cost effectiveness atau cost benefit.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan
diatas sangatlah jelas bahwa hadirnya teknologi komputer telah memberikan
kontribusi yang sangat positif dalam sistem informasi manjemen dan SIM juga
sangat dibutuhkan oleh para pemimpin dalam suatu organisasi atau perusahaan
untuk pengambilan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan. Bagi manajer,
kehadiran komputer dalam SIM bukan saja memberikan kontribusi positif, lebih
jauh dari itu, proses pengambilan keputusan menjadi lebih mudah,murah, dan
dapat dipertanggungjawabkan. Sehubungan dengan hal uraian tersebut di atas,
maka dapat diambil beberapa kesimpulan:
1.
SIM bukanlah komputer, ia merupakan
pengembangan dari ilmu manajemen dan telah ada jauh sebelum hadirnya komputer;
2.
SIM merupakan metode bagi para pimpinan
perusahaan/manajer dalam upaya pengambilan keputusan yang dapat
dipertanggunjawabkan;
3.
Hadirnya teknologi komputer telah mem-
bawa perubahan besar bagi aktivitas Sistem Informasi Manajemen;
4.
SIM yang berbasis komputer dapat
menyajikan informasi (sebagai bahan dalam pengambilan keputusan) yang mermutu,
bernilai dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan bagi perusahaan/
organisasi, yang akurat dan tentu saja informasi yang tepat waktu atau tidak
basi atau kadaluwarsa;
5.
Dengan adanya SIM berbasis komputer
penyimpanan arsip atau dokumen- dokumen yang dilakukan oleh para man- ager
secara komputerisasi lebih efektif dan efisien daripada sebelumnya yang dengan
menggunakan penyimpanan secara manual.
6. Dengan adanya SIM berbasis komputer
penyimpanan secara komputerisasi ini dapat diproses dengan cepat dan
dalam pencariannya tidak membutuhkan waktu yang lama, selain itu dokumen dapat
dirawat secara digital.
Dengan aktivitas SIM yang berbasis
komputer ini, para pimpinan perusahaan/ manajer dapat lebih mudah, murah,
efisien dan efektif dalam upaya pengambilan kepu- tusan, termasuk di dalamnya
dalam melaku- kan fungsi-fungsi manajemen, seperti per- encanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), penggerakkan (actuating), dan pengawasan
(controlling) yang hasil kepu- tusannya tersebut harus dapat dipertang-
gungjawabkan.
DAFTAR PUSTAKA
http://s3.amazonaws.com/ppt-download/
peran-sistem-informasi-manajemen-dalam
pengambilan-keputusan-organisasi-
1234846692787089-2.doc
http://katalog.library.perbanas.ac.id/
download_3922_Rangkuman.pdf
http://yudiachmadriski.blogspot.com/
2012/10/analisis-peranan-sistem- informasi.html
http://www.slideshare.net/bang_qq/peran-
sistem-informasi-manajemen-dalam- pengambilan keputusan-organisasi
http://www.scribd.com/doc/8336496/
Analisis-Peranan-Sistem-Informasi- Manajemen-Berbasis-Komputer-Dalam-
Proses-Pengambilan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar