Perbandingan Web Organisasi Swasta dan Publik

MAKALAH

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

TENTANG

Perbandingan Web Organisasi Swasta dan Publik

Dosen Pembimbing

Aldri Frinaldi, SH., M. Hum.
19700212 199802 1 001

OLEH:

YOGI KOMALA PUTRA             2011/1106462

PRODI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

JURUSAN ILMU SOSIAL POLITIK

FAKULTAS ILMU-ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

PADANG 2013

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, rasa syukur yang tiada terhingga atas kehadiran Allah SWT yang telah menganugrahkan kekuatan lahir dan bathin, petunjuk serta keridhoanNya sehingga menulis dapat menyelesaikan, tugas tentang “Perbandingan Web Organisasi Swasta dan Publik” yang sesuai dengan aspeknya. Mudah-mudahan tugas ini bermanfaat tidak hanya bagi mahasiswa, tetapi juga diharapkan bermanfaat bagi para pendidik dan pesertadidik yang ingin mendalami tentang Sistem Pemerintahan Daerah.

Terimakasih penulis disampaikan kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam menyelesaikan tugas makalah kami. Teristimewa penuli sucapkan terimakasih kepada Dosen Pembimbing matakuliah “Sistem Informasi Manajemen” yang telah membimbing kami dalam menyelesaikan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulis makalah ini banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu masukan yang bersifat konstrukif dari semua pihak sangat diharapkan untuk penyempurnaan di masa yang akan datang.

Akhir kata penulisberharaptugaskelompokinibergunabagikitasemua, terimakasih.

                                                                                                            Padang,   November 2013

                                                                                                                        Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang

Di era globalisasi, pembangunan website lembaga pemerintah memang suatu keharusan. Seperti diketahui, di zaman internet ini, kebutuhan informasi yang terdistribusi cepat sangat dibutuhkan masyarakat. Dengan informasi yang cepat ini, akan mengakibatkan masyarakat dalam proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan melakukan action yang lebih segera. Dinamika masyarakat dalam berbagai bidang juga bergerak cepat.

Salah satu informasi penting yang dibutuhkan masyarakat adalah informasi mengenai kebijakan-kebijakan pemerintah. Media massa telah menjadikan kebijakan-kebijakan pemerintah ini sebagai bahan berita utama. Namun, harus diakui, media massa memiliki keterbatasan dalam menyajikan informasi yang dikeluarkan pemerintah. Tidak semua hal terkait kebijakan pemerintah bisa dipublikasikan di media massa, terkait terbatasnya SDM, kepentingan tertentu, space, maupun pertimbangan bisnis.

Media massa memang bisa mempublikasikan informasi kebijakan pemerintah dalam waktu cepat. Namun, tidak bisa lengkap. Di sinilah peran penting dari website pemerintah: bisa menyajikan informasi tentang pemerintah lebih lengkap dan akurat, meski kecepatan publikasinya tidak secepat media massa/media online swasta. Website pemerintah otomatis akan menjadi media konfirmasi terhadap informasi-informasi yang sudah beredar ke publik terlebih dulu.

Karena itu, sudah saatnya website pemerintah harus berkualitas, sekaligus efisien. Ini memang tidak gampang. Perlu perencanaan dan operasional Pembangunan website dirancang dari awal dengan sedemikian efisien, tapi dengan mempertimbangkan output yang lebih efektif dan optimal. Media website pemerintah tidak sekadar ada, tapi bisa benar-benar menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan masyarakat dengan lengkap, akurat, dan cepat.

BAB II

PEMBAHASAN

A.      WEBSITE PEMERINTAH

a.      Sistem Informasi Manajemen di Sektor Pemerintah 

Walaupun sudah lebih 20 tahun Sistem Informasi dikenal di Indonesia, implementasi di kantor pemerintah (baik pusat maupun daerah) relatif masih rendah dibandingkan dengan sektor swasta .Hal tersebut disebabkan selain karena adanya hambatan di dalam birokrasi, yaitu mulai dari UU, kebijakan pusat dan daerah, sampai pada organisasi dan tata kerja yang tidak mudah untuk diubah atau disempurnakan, juga karena keterbatasan yang dimiliki pada kantor pemerintah mendorong implementasi sistem informasi sesuai dengan batasan yang ada.            

Berbeda dengan kondisi di kantor pemerintah, implementasi sistem informasi di sektor swasta tidak memiliki hambatan yang berarti, sehingga lebih mudah melakukan penyesuaian di dalam pemanfaatan sistem informasi. Bagi sektor swasta, sistem informasi serta business process reengineering dimanfaatkan untuk mencari solusi yang optimal di dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja. Berdasarkan pengalaman dan pengamatan selama ini, masih rendahnya implementasi sistem informasi pada kantor pemerintah disebabkan antara lain karena: 

1.        belum adanya satuan kerja di suatu kantor pemerintah yang secara struktural bertanggungjawab di dalam pembangunan dan pengembangan sistem informasi ;

2.        keterbatasan di dalam penguasaan sistem informasi diatasi dengan suatu solusi yang „IT oriented‟ sehingga berakibat berkembangnya pulau-pulau sistem informasi;

3.        rancangan sistem informasi berkembang secara parsial sesuai dengan kebutuhan masing-masing entitas kantor pemerintahan (satuan kerja), sehingga sulit untuk di-integrasikan;

4.        sistem informasi dilaksanakan secara mandiri di masing-masing satuan kerja tanpa adanya koordinasi sistem informasi antar satuan kerja, termasuk membangun informasi yang bukan menjadi tanggung jawab satuan kerja pembangun sistem;

5.        data dan informasi yang dibuat dan berada di luar kewenangan/tupoksi suatu satuan kerja/lembaga tidak dapat dijamin keakuratan dan tanggungjawab kelayakannya, sehingga akan menjadi suatu area yang berisiko tertinggi;

6.        belum terbangunnya budaya bekerja dengan suatu pola yang saling terintegrsi di lingkungan kantor pemerintah;

7.        keterbatasan kemampuan sumberdaya manusia untuk pengelolaan sistem informasi. 

Pelaksanaan sistem informasi pada kantor pemerintah dapat diselenggarakan jika:

1.      ada suatu proses kerterbukaan serta manajemen data dan informasi yang tertib serta terencana;

2.      birokrasi tidak lagi menjadi suatu hambatan;

3.      pembangunan sistem informasi dikembalikan pada tupoksi masing-masing organisasi satuan pemerintahan;

4.      perlu dibuat suatu strategi dan kebijakan pendukung agar sistem informasi dapat diselaraskan dengan birokrasi yang ada di sektor swasta;

5.      perlu peningkatan sumberdaya manusia;

6.      perlu adanya change management di lingkungan kantor pemerintahan.

Kinerja individu pegawai dalam suatu organisasi public akan berpengaruh terhadap kinerja organisasi, yang pada akhirnya akan berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi yang telah ditentukan dan disepakati bersama oleh seluruh anggota organisasi yang bersangkutan. Banyak factor yang mempengaruhi kinerja organisasi, diantaranya penerapan sistem informasi manajemen yang diberlakukanpada organisasi yang bersangkutan.

Menurut Simamora yang dikutip Mangkunegara (2006 : 14), bahwa ada 3 faktor yang mempengaruhi kinerja organisasi, yaitu factor individu, factor psikologis dan factor organisasi.  Khusus mengenai factor organisasi yang paling tepat merupakan bagian didalamnya adalah penerapan sistem informasi manajemen, maka ada 5 aspek yang perlu diperhatikan, yaitu : sumber daya, kepemimpinan, penghargaan, struktur dan desain pekerjaan.  Keseluruh aspek tersebut harus dibuat SOP (Standard Operational Procedure) yeng jelas, sehingga dipahami betul oleh setiap individu pegawai dan akan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.  Disamping itu dalam penerapan sistem informasi manajemen yang diberlakukan dalam organisasi yang bersangkutan, maka dapat digunakan alat bantu berupa program computer yang paling tepat untuk mempermudah penerapan sistem informasi tersebut.

b.      Hal Penting dalam Website Pemerintah

1.      Lengkap, Akurat, dan Cepat

Informasi yang disajikan lebih lengkap, lebih akurat, dan cepat. Kelengkapan dan keakuratan informasi di website pemerintah lebih penting dibanding kecepatan update. Ini yang membuat berbeda dari media massa swasta. Dengan tiga hal ini, maka website pemerintah akan lebih dibutuhkan masyarakat, termasuk wartawan dari media massa yang akan mempublikasikan kembali informasi di medianya masing-masing.

2.      Menu dan Navigasi

Menu konten yang disajikan harus didefinisikan dari awal pembuatan website. Apa saja menu yang strategis perlu dijadikan sub kanal di homepage. Penentuan menu sangat tergantung dari tujuan website tersebut dibuat. Apakah lebih mengedepankan pelayanan masyarakat atau mengedepankan penyampaian informasi sebuah kebijakan, misalnya.

Website yang baik adalah yang memiliki navigasi yang mudah dimengerti oleh pembacanya. Begitu pembaca masuk ke website tersebut, dia akan dengan mudah mengetahui ke bagian mana dia akan berselancar.

3.       Konten dan Penyajian

Konten atau isu apa yang akan disajikan. Ini harus diperhitungkan, karena menyangkut target pembaca yang akan dituju dan terkait dengan kebutuhan SDM. Penyajian konten juga diperhatikan, apakah menyajikan konten itu dengan tulisan layaknya berita atau menyajikannya secara utuh, dan sebagainya.

Konvergensi Di era  saat ini, informasi tidak hanya disajikan lewat teks. Tapi juga melalui foto dan video.

Apabila website pemerintah bisa menyajikan ketiga bentuk konten ini, maka itu akan lebih baik, harapan pembaca agar mengetahui permasalahan secara detil akan terwujud.

4.      Pelayanan dan Interaksi

Di mana pun, lembaga pemerintah adalah lembaga pelayanan. Karena itu, di website pemerintah harus ada fasilitas pelayanan untuk masyarakat. Begitu juga dengan interaksi dengan pembaca/masyarakat. Website memungkinkan komunikasi yang terjalin dua arah. Bahkan, website pemerintah akan lebih strategis kalau bisa menjadikan interaksi dengan masyarakat lebih banyak.

5.      Search

Tidak setiap orang akan terus datang ke website pemerintah tiap hari. Masyarakat akan datang ke website pemerintah bila perlu. Karena itu, fasilitas 'search' sangat penting. Pembaca akan dengan mudah mencari informasi dengan mengetikkan kata kunci di fasilitas search.

6.      Kecepatan Akses

Dukungan kecepatan akses untuk website pemerintah sangat penting. Arsitektur IT dalam pembangunan website pemerintah harus dibangun dari awal, termasuk dalam perencenaa penyediaan server dan storage, hosting, dan lain-lain.

7.      Mobile Platform

Website pemerintah akan lebih baik bila bisa diakses kapan pun dan di mana pun, dan menggunakan alat apa pun. Karena itu, website pemerintah harus pula dibuatkan platform mobile-nya, sehingga pembaca bisa mencari informasi melalui gadget berlayar kecil di mana pun. Ingat! Dalam beberapa tahun mendatang, pembaca internet akan lebih besar dari mobile.

8.      Share Social Media

Karakter pembaca media online saat ini tidak hanya membaca, tapi juga melakukan aktivitas lain: berdiskusi maupun ikut menyebarkan informasi. Karena social media menjadi kekuatan yang luar biasa, terutama Indonesia, penyebaran informasi melalui social media akan lebih efektif.

c.       Posisi Strategis Setkab.Go.Id

itus setkab.go.id, merupakan website pemerintah yang lebih baik dibanding website-website lembaga pemerintah lainnya. Nilai plusnya lebih banyak dibanding minusnya. Antara lain, desain yang sederhana, tidak norak. Bagi website pemerintah, desain yang sederhana lebih pas ketimbang desain yang rumit. Navigasi juga jelas. Begitu pembaca masuk ke situs ini, maka pembaca akan dengan mudah untuk mencari informasi.  Update informasi juga sangat baik. Penyajian informasi juga baik, termasuk penyajian tulisannya. Fasilitas-fasilitas untuk interaksi juga sudah cukup lengkap.

Ke depan, setkab.go.id bisa memiliki posisi yang lebih strategis. Karena saat ini, media online milik lembaga pemerintah terserak dan tidak terkonsolidasi dengan baik. Akan lebih baik, jika ke depan dibentuk satu website yang bisa menjadi agregator konten dari website-website lembaga pemerintah, sehingga penyebaran informasi lebih terintegrasi. Setkab.go.id bisa mengambil peran ini dan menjadi gerbang utama untuk informasi-informasi resmi pemerintah.

B.      Website Pada Organisasi Swasta

Perkembangan teknologi semakin hari semakin maju. Internet merupakan teknologi yang perkembangannya paling pesat saat ini. Orang dari berbagai kota besar dan kota kecil mudah sekali mengakses internet. Bahkan dengan akses internet yang disediakan oleh penyedia jasa telepon/telekomunikasi, orang-orang di pelosok telah bisa mengakses baik lewat komputer maupun lewat handphone maupun komputer tablet yang sekarang berkembang pesat. Bisa dipastikan hampir semua orang yang menggunakan smartphone telah menggunakan internet. Dengan demikian internet merupakan media yang bisa diakses semua orang.

Dengan tersedianya media yang bisa diakses semua orang, maka perusahaan yang ingin dikenal secara luas maupun perusahaan yang ingin menjaga hubungan dengan pelanggannya perlu membuat situs/website yang berisi informasi profil perusahaan maupun jasa/produk yang diberikan. Manfaat dari website bagi perusahaan adalah

a.      Meningkatkan visibilitas/kehadiran perusahaan

Dengan membuat website perusahaan berarti menambah visibilitas/kehadiran perusahaan. Bisa diibaratkan perusahaan membuka showroom (ruang pamer) yang baru.

b.      Menyediakan informasi profil perusahaan secara detail

Pada saat suatu perusahaan berhubungan dengan perusahaan lain yang baru dikenalnya (misal baru saja menerima penawaran), mungkin dia akan mencari tahu lebih mengenai profil perusahaan yang baru saja memberikan penawaran. Perusahaan ini harus mengetahui profil dari perusahaan lain yang mungkin akan menjadi rekanan perusahaan tersebut. Perusahaan tersebut dapat mencari informasi lebih dalam dalam website perusahaan rekanan.

c.       Mengkomunikasikan produk dan jasa perusahaan secara mendetail

Dalam proses pemasaran, mungkin kita melakukan iklan di koran/majalah, iklan pada sebuah papan reklame, atau membuat brosur. Tempat/space yang disediakan dalam koran/majalah, papan reklame atau brosur pasti dibatasi dan tidak mudah untuk diubah informasinya.

Sedangkan dalam website kita dengan mudah menambah informasi yang lebih mendetail dari produk-produk atau jasa-jasa yang kita tawarkan.  Jika perusahaan kita memiliki website maka kita hanya perlu meninggalkan alamat website/situs kita di dalam koran/majalah, papan reklame atau brosur untuk memudahkan orang atau perusahaan mendapatkan informasi lebih detail mengenai produk atau jasa yang kita ditawarkan.

d.      Mengingatkan calon pelanggan yang lupa

Dalam proses pemasaran, calon pelanggan menerima informasi mengenai perusahaan dan jasa kita yang mungkin didapat melalui presentasi, melihat brosure, browsing atau melihat iklan. Calon pelanggan mungkin kehilangan kartu nama perusahaan kita dan saat membutuhkan jasa kita dia akan mencari di internet(search engine) dan melakukan pencarian dengan keyword nama perusahaan kita. Jika kita sudah memiliki perusahaan, maka calon pelanggan akan dengan mudah menemukan website kita dan kemudian menghubungi kita dan kita dapat menjual jasa/produk kita.

e.      Memudahkan pelanggan menghubungi kita

Seperti kasus sebelumnya, pelanggan mungkin kehilangan kartu nama atau nomor telepon perusahaan kita. Pelanggan tentu mengingat nama perusahaan kita, kemudian melakukan pencarian di internet , mencari perusahaan kita, menemukan dan menghubungi kita kembali.

f.        Meningkatkan kualitas layanan pelanggan

Dalam website kita dengan mudah menambahkan informasi-informasi yang terkait dengan produk atau jasa kita. Kita dapat menambahkan informasi mengenai hal-hal yang memecahkan persoalan yang mungkin dihadapi pelanggan. Informasi ini dapat langsung dibaca pelanggan atau sebagai pedoman bagi bagian support. Dengan demikian pelanggan mudah mendapatkan informasi mengenai keluhannya dan bagian support juga dipermudah dalam melayani pelanggannya.

Pelanggan dapat mencari sendiri mengenai jawaban atas keluhannya atau mengisi form support jika gagal menemukan. Setelah form support lengkap diisi, team support akan menrima keluhan pelanggan dan menindaklanjuti.  Pelanggan dapat masuk ke website kita siang ataupun malam. Dengan cara ini pelanggan dapat dilayani 24x7 atau 24 jam sehari. 

Dengan adanya website kita mempunyai peluang meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan yang puas akan terus menggunakan produk atau jasa kita, merekomendasikan perusahaan kita kepada orang lain dan meningkatkan pendapatan perusahaan.

g.      Meningkatkan kredibilitas perusahaan

Perusahaan yang memiliki website akan terkesan maju dan modern. Dengan demikian maka kredibilitas perusahaan akan meningkat. Selain manfaat yang terdapat di atas terdapat pula manfaat lain dari adanya website pada organisasi swata ini, yaitu :

1.      Memperluas jangkauan promosi, dengan memiliki website maka produk kita lebih banyak dikenal masyarakat, bahkan sampai ke manca negera. Produk yang bisa ditawarkan melalui website bisa berupa produk barang maupun jasa. Dengan luasnya promosi maka otomatis akan meningkatkan penjualan perusahaan kita.

2.      Media tanpa batas, internet adalah media informasi yang tanpa batas. Dengan memiliki website berarti kita sama saja memiliki karyawan yang mempromosikan produk kita selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu tanpa dibayar. Artinya website kita akan memberikan informasi kepada calon pembeli selama 24 jam non stop.

3.      Internet bisa diakses oleh seluruh lapiran masyarakat di antero jagat (Unlimited User Access).

4.      Promosi terluas, internet adalah media promosi terluas jika dilihat dari kacamata jangkauan atau cakupan area (Uunlimited Scopt of Areas).

5.      Media pengenalan perusahaan. Jika kita baru saja mendirikan perusahaan atau baru saja meluncurkan sebuah produk, maka websitelah solusinya. Kenapa bisa demikian? Dengan adanya website kita lebih cepat mengenalkan perusahaan kita dan lebih mendekatkan perusahaan ke pelanggan. Hal ini disebabkan pelanggan internal maupuan eksternal bisa menggali lebih dalam tentang sejarah perusahaan, jasa atau produk yang di tawarkan, bahkan informasi lowongan kerja dan detail informasi perusahaan.

6.      Sebagai media promosi, Internet merupakan salah satu media promosi yang menarkan biaya yang relatif efisien dikaitkan dengan jangkauan area dengan optimalisasi manfaat terbesar.

BAB III

KESIMPULAN

Bila penerapan sistem informasi manajemen pada organisasi public  tepat, maka kinerja individu dan kinerja organisasi tinggi, sehingga kepercayaan masyarakat kepada setiap organisasi public tersebut akan meningkat dan secara keseluruhan meningkatkan kepercayaannya kepada pemerintah.

Pada saat ini sudah banyak situs web pemerintah yang dapat dilihat di internet dengan beraneka ragam tampilan. Sesuai dengan Panduan Penyelenggaraan Situs Web Pemda yang telah diterbitkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informasi pada bulan Agustus 2003, situs web pemda diharapkan antara lain mampu untuk menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Situs web pemda diharapkan banyak dikunjungi dan diminati oleh banyak orang, dan merupakan kebanggaan tersendiri bila situs web pemda bukan hanya dibuka oleh masyarakat di daerahnya sendiri, tetapi juga oleh masyarakat di seluruh Indonesia dan di luar negeri. Berdasarkan INPRES No. 3 Tahun 2003, Menteri Negara Komunikasi dan Informasi dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai tugas, fungsi dan kewenangan masing- masing guna terlaksananya pengembangan e-Government secara nasional dengan berpedoman pada Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government .

Pembangunan situs web merupakan salah satu strategi (strategi 6) Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government , yaitu melaksanakan pengembangan secara sistematik melalui tahapan yang realistik dan terukur. Sebagai tindak lanjut dari penerbitan Panduan Penyelenggaraan Situs Web Pemda dan untuk menjaga kesinambungan penyelenggaraan situs web pemerintah (pusat dan daerah), Kementerian Komunikasi dan Informasi melakukan penilaian terhadap semua situs web pemerintah yang ada di internet. Pelaksanaan rating diusahakan setiap bulan, jika tidak memungkinkan akan dilakukan minimal dua bulan sekali.

DAFTAR PUSTAKA

McLeod Jr, Raymond. 2004. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN, Edisi 8. Jakarta : PT INDEKS.  www.slideshare.net/peran-sistem-informasi-manajemen-dalam-pengambilan-keputusan organisasi-sim.fe.unair.ac.id/ariadata/SIM-1-web-IntroSIM.pdf seribulangkah.files.wordpress.com/2009/03/1-sistem-informasi.ppt